Nghệ thuật quản lý

Quản lý thời gian là gì? 7 bước hiểu đúng và thực hành quản lý thời gian hiệu quả cho người trẻ

Mile 26 Th11, 2025 29 0

Trong một ngày có đúng 24 giờ, tụi mình vừa đi học, vừa đi làm thêm, vừa muốn có thời gian cho gia đình, bạn bè và cả… bản thân. Nếu không biết sắp xếp, rất dễ rơi vào cảm giác “chạy cả ngày mà chẳng xong việc gì”. Đó là lúc tụi mình cần dừng lại và hỏi: quản lý thời gian là gì, và mình đã thật sự biết cách dùng thời gian của mình chưa?

Bài viết này sẽ cùng bạn đi qua ba câu hỏi lớn:

  • Quản lý thời gian là gì?

  • Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

  • Thế nào là quản lý thời gian hệu quả trong đời sống thực của người trẻ?

Rồi từ đó, tụi mình đi vào 7 bước cụ thể để biến lý thuyết thành thói quen.

Hiểu đúng về quản lý thời gian dành cho bạn trẻ

Quản lý thời gian là gì?

Hiểu đơn giản, quản lý thời gian là gì?
Đó là khả năng lên kế hoạch, sắp xếp và sử dụng quỹ thời gian sao cho bạn hoàn thành được những việc quan trọng, đúng lúc, với mức năng lượng phù hợp.

Quản lý thời gian không chỉ là ghi chép lịch dày đặc, hay cố gắng “nhét” thật nhiều việc vào một ngày. Đó còn là:

  • Biết nói “không” với những việc không cần thiết

  • Biết chọn việc nào làm trước, việc nào để sau

  • Biết dành thời gian cho nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân

Nói cách khác, quản lý thời gian là cách bạn thiết kế một ngày sống sao cho phù hợp với mục tiêu, sức khỏe và nhịp sống của chính mình.

Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Tiếp theo, quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Nếu quản lý thời gian là việc bạn lên kế hoạch, thì quản lý thời gian hiệu quả là khi:

  • Bạn hoàn thành được mục tiêu quan trọng, không chỉ xử lý việc lặt vặt

  • Bạn ít bị trễ deadline, không còn chạy nước rút “3h sáng ngồi làm bài”

  • Bạn vẫn có thời gian nghỉ ngơi, giải trí, gặp gỡ người thân

  • Bạn cảm thấy kiểm soát được ngày của mình, thay vì bị cuốn vào guồng quay

Một điểm quan trọng:
Quản lý thời gian hiệu quả không phải là lúc nào cũng bận rộn, mà là bận đúng việc. Bạn có thể làm ít việc hơn người khác, nhưng đó là những việc thật sự có ý nghĩa với mục tiêu học tập, công việc và cuộc sống của bạn.

Thế nào là quản lý thời gian hệu quả trong đời sống thật?

Ở mức độ thực tế hơn, thế nào là quản lý thời gian hệu quả khi bạn vừa là sinh viên, vừa là nhân viên part-time?

Một số dấu hiệu rất “đời”:

  • Bạn hiếm khi trễ deadline, vì mọi việc đã được lên lịch từ trước

  • Bạn không phải học dồn, làm dồn vào phút chót

  • Bạn có thể chủ động sắp xếp ca làm mà vẫn đảm bảo điểm số ổn

  • Bạn không còn cảm giác “tội lỗi” khi nghỉ ngơi, vì biết mình đã làm đủ việc quan trọng trong ngày

Quản lý thời gian hiệu quả không biến bạn thành “siêu nhân”, mà giúp bạn trở thành một người sống có chủ đích: biết mình đang dùng thời gian để đi về đâu.

7 bước thực hành quản lý thời gian hiệu quả cho người trẻ

Bước 1: Xác định rõ bạn có bao nhiêu thời gian thật

Trước khi học cách quản lý, tụi mình cần biết mình đang có gì.

  • Đếm số giờ bạn đi học mỗi ngày

  • Đếm số giờ làm thêm, thời gian di chuyển

  • Ghi lại các hoạt động cố định: sinh hoạt CLB, việc nhà, chăm em…

Khi nhìn một tuần trên giấy hoặc trên app lịch, bạn sẽ thấy mình thật ra không có 24 giờ “trống” mỗi ngày. Nhận thức này giúp bạn bớt “tham” và sắp xếp thực tế hơn.

Bước 2: Chia nhỏ mục tiêu và ưu tiên theo “mức độ quan trọng”

Người trẻ chia nhỏ mục tiêu như chiếc bánh và sắp xếp các phần việc theo mức độ ưu tiên để quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi biết thời gian mình có, bước tiếp theo là chọn việc để làm.

  • Viết hết việc cần làm trong tuần: bài tập, ca làm, deadline, việc cá nhân

  • Đánh dấu: việc nào quan trọng + có deadline gần nhất

  • Mỗi ngày, chỉ chọn 3 việc quan trọng nhất (MIT – Most Important Tasks)

Khi bạn buộc mình trả lời: “Hôm nay 3 việc quan trọng nhất là gì?”, bạn đang luyện khả năng ưu tiên, đây là nền tảng của quản lý thời gian hiệu quả.

Bước 3: Dùng time block hoặc Pomodoro để bảo vệ thời gian tập trung

Để biến kế hoạch thành hành động, tụi mình có thể kết hợp hai kỹ thuật:

Time block

  • Chia ngày thành các “khối” thời gian: 8–10h học, 13–17h làm thêm, 20–22h tự học…

  • Mỗi khối chỉ dành cho 1 nhóm hoạt động chính

Pomodoro

  • Trong mỗi khối học/làm, dùng chu kỳ:

    • 25 phút tập trung

    • 5 phút nghỉ

    • Lặp lại 3–4 lần rồi nghỉ dài

Cách này giúp bạn bảo vệ “vùng tập trung sâu” khỏi xao nhãng, đặc biệt khi dùng điện thoại và mạng xã hội quá nhiều.

Bước 4: Loại bỏ “kẻ trộm thời gian” quen thuộc

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là thêm việc cần làm, mà còn là bớt việc không cần.
Một số “kẻ trộm thời gian” phổ biến:

  • Scroll mạng xã hội vô thức trước giờ ngủ

  • Xem “một tập nữa thôi” và kết quả là 3h sáng

  • Online nhưng không thật sự làm bài, chỉ dọn bàn, thay nhạc…

Bạn có thể:

  • Đặt giới hạn thời gian dùng app trên điện thoại

  • Để điện thoại xa tầm tay trong khung giờ Pomodoro

  • Tự đặt luật: “Học xong 2 Pomodoro mới được xem TikTok 10 phút”

Bước 5: Luôn để “buffer time” cho sự cố

Một thời khóa biểu “kín bưng” nghe rất chăm, nhưng thực tế lại dễ vỡ kế hoạch. Cuộc sống luôn có:

  • Kẹt xe

  • Việc nhà đột xuất

  • Sếp nhờ làm thêm chút việc

  • Bài nhóm phát sinh

Hãy chừa ra mỗi ngày 30–60 phút “buffer time” – khoảng trống dành cho sự cố. Nếu không có gì xảy ra, bạn dùng nó để nghỉ ngơi, đọc sách, hoặc chuẩn bị cho hôm sau. Nhờ đó, bạn sẽ bớt cảm giác tự trách khi lịch không đi đúng như plan.

Bước 6: Rà soát lại mỗi tuần – chỉnh cho hợp với bản thân

Không có một lịch quản lý thời gian nào “dùng chung cho mọi người”. Cuối mỗi tuần, bạn có thể tự hỏi:

  • Việc gì mình làm được, việc gì bị trễ?

  • Có phải mình đặt quá nhiều mục tiêu cho 1 ngày không?

  • Khung giờ nào mình tập trung tốt nhất (sáng, chiều, tối)?

Việc rà soát này giúp bạn hiểu bản thân hơn và điều chỉnh lịch cho tuần tiếp theo. Đây chính là nghệ thuật cân bằng: không ép mình theo khuôn mẫu, mà tìm nhịp sống phù hợp với chính bạn.

Bước 7: Đừng quên lên lịch cho… nghỉ ngơi

Người trẻ lên lịch cho thời gian nghỉ ngơi trong planner như một phần của quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả không phải là “cày cho tới khi kiệt sức”.
Hãy lên lịch cả cho thời gian nghỉ:

  • Một buổi tối không chạm vào công việc

  • Một buổi café với bạn thân

  • Một khoảng thời gian ngắn mỗi ngày chỉ để hít thở, đi bộ, nghe nhạc

Khi bạn coi nghỉ ngơi là một phần của kế hoạch, bạn đang tôn trọng cả thời gian lẫn sức khỏe tinh thần của mình.

Giờ thì tụi mình đã hiểu:

  • Quản lý thời gian là gì – là cách bạn sắp xếp thời gian sống mỗi ngày

  • Quản lý thời gian hiệu quả là gì – là khi bạn hoàn thành việc quan trọng mà vẫn giữ được sự cân bằng

  • Và thế nào là quản lý thời gian hệu quả – là khi bạn cảm thấy mình đang chủ động dẫn dắt cuộc sống, chứ không bị cuốn trôi

Người trẻ mỉm cười tỏ vẻ đã hiểu quản lý thời gian là gì sau khi sắp xếp lại kế hoạch và lịch học làm

Từng bước nhỏ như ưu tiên việc, chặn “kẻ trộm thời gian”, lên plan tuần và dành chỗ cho nghỉ ngơi… chính là những nghệ thuật cân bằng mà bạn có thể luyện mỗi ngày. Tụi mình đi chậm mà chắc, nhưng đi đúng hướng – đó mới là cách dùng thời gian thông minh nhất. ⏳✨

👉 Xem thêm bài viết liên quan:

burnout là gì và cách thoát burnout phương pháp promodo là gì

Thẻ: